Документооборот общества

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения образует документооборот общества. Документооборот предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам: для входящих, исходящих и внутренних документов. В ЗАО «КАБО» документооборот общества находится под ответственностью делопроизводителя.

Порядок работы с входящими документами включаетприем корреспонденции, проверку целостности упаковки и вложений, правильность адресации, вскрытие конверта, систематизацию документов, заполнение регистрационных карточек, простановку штампов, распределение документов на подлежащие передаче генеральному директору для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения общества.

Порядок работы с исходящими документами включаетполучение исполненных документов, проверку правильности оформления документов наличие приложений, указанных в основном документе, регистрацию документов в регистрационно-контрольной форме, сортировку отправляемых документов по адресатам и видам почтовых отправлений, написание адреса на конверте, фальцовку и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковку писем для отправки на почту.

Порядок работы с внутренними документами включает получение распоряжения на подготовку документа, изучение материалов в освещаемом документе, составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать),согласование проекта документа, представление документа на подпись, передачу на регистрацию, передачу документа должностным лицам общества для руководства в повседневной работе, помещение дело.

Значение при документировании, имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов. Так, средства для обработки документов присутствуют, как вручную, так и технологическими средствами (компьютеры, факсы, ксерокс, сканер).

Перечень документов, с которыми приходилось сталкиваться во время практики.

Во время прохождения практики в ЗАО «КАБО» и занимая должность – делопроизводителя, я познакомилась  со стадиями текущего делопроизводства в обществе. За время практики я рассмотрела следующие документы (все рассмотренные мною документы приложены ниже в качестве приложения): 

1. Структура и штатная численность

2. Приказ по основной деятельности

3. Приказ по личному составу

4. Докладная записка (приложение 8)

5. Деловое (служебное) письмо (приложение 5)

6.Трудовая книжка (приложение 7)

7. Командировочное удостоверение по форме Т- 10 (приложение 6)

1. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Штатное расписание обязательно составляется работодателем по форме № Т-3 утверждается приказом, который пишется в свободной форме. Внесение любых изменений тоже оформляется приказом.

2. Приказы по основной деятельности – приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Дата приказа является дата его подписания руководством.

 3. Приказы по личному составу регулируют приём, перемещение, увольнение работников, представление отпусков, присвоение разрядов, вынесение поощрений и взыскания работников. Приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия.

4. Докладная записка - это информационный документ, который составляется на имя руководителя компании. Цель докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации. Докладные записки бывают: внутренние и внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4 и подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4 и подписываются руководителем предприятия. Датой записи является дата её подписания.

6. Деловое (служебное) письмо. Деловое письмо имеет определённые правила оформления и составления. Его печатают на стандартных бланках формата А4 и А5. Служебное письмо является носителем определённой информации и является правовым документом.

7. Трудовая книжка – один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения – полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника записываются на основании паспорта, образование – на основании соответствующего документа, профессия – тоже на основании документа. По ней считают общий стаж работника. Трудовая книжка обязательно хранится у работодателя (ст. 66 ТК РФ)

8. Командировочное удостоверение – это документ, выдаваемый сотрудникуна время выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы. Оно служит оправданием о месте и время нахождения в командировке. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку и передаётся сотруднику. Бланк по форме №Т-10 является документом, подтверждающим время пребывания в служебной командировке.