Компьютеризация и ее роль в управлении

Компьютеры не создают информацию из ничего, но они способны воспринимать, сортировать, анализировать и интерпретировать ее с помощью программных средств, созданных людьми. При этом информация становится удобной и полезной.

Компьютеры в настоящее время поставляют информацию менеджерам в любой сфере порой даже в избытке. Поэтому сам менеджер должен знать, какая информация ему нужна, и составлять четкий запрос для компьютера.

В последнее время аббревиатура ИТ, означающая “ Информационные технологии ", распространилась повсеместно. Передовая компьютерная технология обладает большей производительностью при меньшей цене. Телекоммуникации и электронные машины стали более гибкими, сложными и, вместе с тем, со все более дружественным интерфейсом, то есть все более простыми в использовании. Компьютеры объединены как внутри организации, так и между организациями с помощью телекоммуникационных сетей.

Традиционное оборудование офисов заменяется высокотехнологичным: факсимильные машины (факсы) могут по телефонной линии переслать копию любого документа в любую точку земного шара в течение нескольких минут.

Текстовые редакторы вытесняют печатающую машинку и, будучи подсоединенными в сеть, позволяют пересылать документы и записки на любой терминал, включенный в нее. Сейчас уже можно не используя факс, а с помощью модема, компьютера, телефонной линии и соответствующего программного обеспечения переслать сообщение на факс.

Важно, чтобы менеджеры осознали значение ИТ и ее влияние на деятельность фирмы: часть управленческой работы будет упразднена, но возникнут новые виды. Кроме того, появятся новые требования к навыкам и умениям менеджеров.

Почему менеджеры используют компьютеры и осуществляют поиск оптимального использования компьютеров в работе управления персоналом? Зачем создают компьютерные сети и системы в организации?

Существует ряд причин.

Очевидно, что использование компьютера в современном отделе по работе с персоналом и менеджером по управлению персоналом обеспечивает возможность быстрого и легкого доступа к информации. Пример такого использования - база данных сотрудников, куда занесена вся информация не только о людях, работающих в организации, но и когда-либо обращавшихся в нее, пытавшихся найти работу.

Кроме этого информацию в компьютерных системах легко обновлять и всегда оперативно корректировать. Причем, при работе в сети информация, измененная в одном месте, быстро распространяется по всем остальным участникам системы, что обеспечивает оперативность коммуникации. Хранение информации на электронных и магнитных носителях исключает ненужное дублирование, очень компактно и отличается высокой степенью надежности, если построено грамотно.

Например, компьютерные технологии облегчают такую серьезную задачу менеджера по персоналу, как составление отчетов, расписаний, статистики, штатного расписания.

Некоторые организации используют компьютеры для снижения численности персонала, а следовательно, для снижения издержек. С другой стороны, любое применение или внедрение новой технологии, особенно если оно связано с большими инвестициями, должно быть очень хорошо просчитано в отношении затрат и дохода. Иногда новые технологии означают работу меньшего числа людей, но с высоким уровнем квалификации. Поэтому перед внедрением новых технологий необходимо точно определить цели внедрения компьютеров.

Каким образом можно определить, нужны или нет компьютеры в отделе по работе с персоналом?

Необходимо ответить на ряд вопросов:

Чем занимается отдел?

Чего хочет добиться отдел, внедряя компьютеры?

Каким образом еще можно добиться данной цели?

Как изменятся издержки и прибыль?

Кому это нужно (не возникнет ли противостояние среди сотрудников)?

Мы уже давно привыкли к термину “удаленный доступ” в информации. Словарь Webster определяет термин “удаленный” как “отделенный интервалом или пространством, большим, чем обычно; далеко удаленный в пространстве, времени или отношениях". Это устаревшее определение следует читать так: “физически отделенный пространством и временем, что, однако, сглаживается электронной связью".

Сегодня работать можно везде - дома, в автомобиле, в гостинице, на тротуаре или на горной вершине. Технология нейтрализует барьеры времени и расстояния, позволяя нам работать там, где есть работа, и выбирать, где мы физически хотели бы находиться. “На работе” больше не означает материального офиса, которые наши родители регулярно посещали в течение 30-ти лет. Офис стал виртуальным, это - любое место, где мы находимся, выполняя работу.

На заре компьютеризации сами компьютеры стоили дорого, а программное обеспечение к ним было дешевым. Сейчас ситуация изменилась коренным образом: стоимость компьютеров падает примерно на 90% каждые семь лет, а стоимость программного обеспечения при этом быстро растет.

В последнее время организации предпочитают покупать стандартные программные системы и оболочки, а не создавать специфические.

Существует также достаточно новый термин - Системы информационного обеспечения управления (СИУ). Его обычно используют для обозначения компьютеризированной системы, сортирующей данные из различных источников и представляющей их в наиболее удобной для менеджеров форме. Результатом развития таких систем стали так называемые "экспертные системы". Это компьютерная программа, вобравшая в себя знания экспертов в данной области и делающая их доступными любому человеку. СИУ обычно создаются для профессиональных менеджеров, незнакомых с программированием, поэтому они максимально ориентированы на пользователя.

Автоматизация процедур обработки информации в управлении персоналом исходит из следующих тенденций:

интеграция информационной, вычислительной техники и связи;

применение на рабочих местах персональной вычислительной техники;

переход к обработке данных в реальном масштабе времени (режиме on-line).

Имеет смысл рассматривать роль компьютеров в управлении персоналом с нескольких позиций:

компьютеризация в работе и жизни персонала;

компьютеры в функционировании организации;

компьютеры в управлении.

Кроме того, нельзя забывать о том, что существуют не только положительные стороны, но и негативные последствия компьютеризации, которые следует учитывать, развивая данное направление. Очевидно одно, что информационные системы и компьютеризация стали неотъемлемой частью всей жизни человека и особенно трудовой деятельности. Они дают настолько ощутимые преимущества, что сегодня не вызывает сомнений необходимость их развития и совершенствования в управлении персоналом.